ALGEMENE VOORWAARDEN
De Vereniging voor Mindfulness (kortweg VVM) wenst te voldoen aan de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG) teneinde de privacy van haar leden en andere betrokkenen te
beschermen conform de daarvoor geldende wetgeving. Middels onderstaande verklaring maakt de
VVM helder hoe wordt omgegaan met de verwerking van persoonsgegevens.
1. Op wie van toepassing
Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die de VVM van haar leden of anderszins
betrokkenen verwerkt. Wie als zodanig persoonsgegevens verstrekt geeft daarbij toestemming om
deze in lijn met deze verklaring te verwerken. De VVM adviseert aan een ieder die dit betreft kennis
te nemen van deze verklaring en deze te bewaren.
2. Verantwoordelijkheid
De verantwoordelijkheid voor het privacybeleid van de VVM berust bij het bestuur van de vereniging
zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 14128730. Dit privacybeleid kan worden
gewijzigd. Dit zal via de nieuwsbrief en de website bekend worden gemaakt. Belanghebbenden wordt
geadviseerd regelmatig kennis te nemen van het actuele beleid. Heeft u vragen, opmerkingen,
klachten of anderszins dan kunt u deze kenbaar maken via: info@verenigingvoormindfulness.nl.
3. Verwerkers
De VVM maakt gebruik van de diensten van derden. Indien daarbij de verwerking van persoonsgegevens aan de orde is dan zal met deze derde een verwerkersovereenkomst worden afgesloten
conform de eisen van de AVG.
4. Persoonsgegevens die wij verwerken met bijbehorend doel
Hierna volgt een overzicht van welke persoonsgegevens door de VVM worden verwerkt.
Uitgangspunt is niet meer gegevens te verwerken dan strikt noodzakelijk is. Bijzondere en/of
gevoelige gegevens w.o. medische gegevens, ras, godsdienst, politieke voorkeur e.a. zijn daarbij niet
aan de orde.
4.1. Leden
a. voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer(s), e-mail-adres(sen)
Doel: een éénduidige registratie, gerichte communicatie omtrent ontwikkelingen binnen de
vereniging en mindfulness alsmede over aanbod activiteiten
b. persoonlijke correspondentie in het kader van lidmaatschap, (her)certificering, klachten e.a.
Doel: verifieerbaar houden wat individueel is gecommuniceerd in relatie tot het lidmaatschap
c. bij (her)certificering als trainer: aanvraagformulier, opleidingsdocumenten, certificaat,
hercertificeringsformulier
Doel: inzichtelijk houden wat de basis vormde voor (her)certificering
d. bij onderneming: voor zover gecertificeerde leden dat zelf wensen: bedrijfsnaam, vestigingsadres,
website, e-mailadres
Doel: middels de website in beeld kunnen brengen van trainingspraktijk en aanbod van leden
e. bij collectieve verzekering: geboortedatum, nummer kamer van koophandel van onderneming
Doel: informatie verstrekken aan verzekeringsmaatschappij
4.2 Overige betrokkenen (niet-leden)
a. voor- en achternaam, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen)
Doel: een goede communicatie bij interesse in c.q. vragen aan de VVM of bij deelname aan een
activiteit
5. Bewaartijden
De VVM bewaart persoonsgegevens niet langer dan wettelijk verplicht is of strikt noodzakelijk in
relatie tot het doel waarvoor ze zijn opgeslagen. De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:
a. financiële gegevens en contracten: 7 jaar conform wetgeving;
b. gegevens in relatie tot lidmaatschap c.a.: tot maximaal twee maanden na beëindiging van het
lidmaatschap tenzij dit i.v.m. nog lopende zaken niet gewenst is;
c. gegevens overige betrokkenen (niet-leden): tot maximaal twee maanden nadat kenbaar is gemaakt
dat interesse voorbij is, of een activiteit waaraan men deelnam beëindigd is.
6. Nieuwsbrief
De VVM stuurt zowel haar leden als andere geïnteresseerden met regelmaat per e-mail een
nieuwsbrief/nieuwsflits omtrent ontwikkelingen, activiteiten en andere interessante informatie over
de vereniging en mindfulness. Van geïnteresseerden wordt uitsluitend een naam en e-mailadres
opgeslagen. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via de link onder aan de mailing.
7. Delen van persoonsgegevens
De VVM zal uitsluitend persoonsgegevens verstrekken:
a. aan andere leden als dit nodig is in het kader van onderlinge samenwerking, deelname aan
activiteiten, werkgroepen en commissies e.d.
b. aan derden als dit nodig is in het kader van via de vereniging aangegane deelname zoals de
collectieve verzekering, activiteiten als workshops, jaardagen, lezingen, symposia e.d.
c. aan derden die contact wensen met een specifieke functionaris binnen de vereniging dan wel
leden met een bepaald (trainings)aanbod of expertise.
Hierbij zullen niet meer gegevens worden verstrekt dan in een voorkomende situatie strikt
noodzakelijk is. Verder zullen aan niemand persoonsgegevens worden verstrekt tenzij betrokkene
hierom expliciet vraagt of toestemming geeft of in geval er sprake is van een wettelijke verplichting.
8. Beveiligingsmaatregelen
a. Persoonsgegevens worden zoveel als mogelijk digitaal opgeslagen in programmatuur en bestanden
welke naar de huidige maatstaven worden beschermd tegen misbruik, verlies, ongewenste toegang,
gebruik en openbaarmaking. Papieren documenten zijn in beheer van het secretariaat.
b. Toegang tot de bestanden hebben uitsluitend degene die opdracht heeft tot het verzorgen van het
secretariaat alsmede de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van het bestuur.
c. De VVM zal op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten nemen over zaken die
(aanzienlijke ) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het nemen van besluiten zal niet aan
computerprogramma’s of –systemen worden overgelaten maar zal mensenwerk zijn.
d. Uitsluitend ten behoeve van een optimale werking van de website en om het gebruik ervan te
kunnen analyseren worden zowel cookies als analyseprogrammatuur gebruikt. Dit alles zonder
inbreuk te doen op de privacy. Persoonlijke gegevens zullen nimmer gedeeld worden met derden.
e. De VVM verzoekt een ieder contact met haar te zoeken indien de indruk bestaat dat onzorgvuldig
wordt omgegaan met persoonsgegevens, gegevens zijn gehackt of verloren zijn c.q. dreigen te gaan.
9. Inzagerecht, verwijdering, vragen en klachten
a. Wie zijn persoonsgegevens wenst in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen kan
hiertoe een verzoek indienen bij het secretariaat van de VVM. De indiener zal vervolgens gevraagd
worden om een nadere identificatie. Binnen een maand na ontvangst daarvan wordt het verzoek
gehonoreerd en de verzoeker hierover geïnformeerd.
b. Bij onduidelijkheid, ideeën tot verbetering of een inhoudelijke reactie wordt een mail aan het
secretariaat op prijs gesteld (info@verenigingvoormindfulness.nl).
c. Bij klachten kan per mail via het secretariaat contact worden opgenomen met het bestuur.
Afhandeling zal zijn op basis van het klachtenprotocol als opgenomen in de Erecode. Ook kan een
klacht ingediend worden bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.